为规范办公用品的采购报销和学校资产的有序管理，制定本规定。本办法适用于纳入固定资产管理范围的设备、设施购置，未纳入固定资产管理范围的各种专用低值易耗品及差旅费、奖助学金项目计划审批。

一、物资采购工作坚持五原则

1.坚持公开、公平、公正的原则。

2.坚持自觉接受上级有关部门及群众监督的原则。

3.坚持节约实用的原则。

4.坚持量入为出、计划预算、统筹安排的原则。

5.坚持申报、审批、入库登记的规范化原则。

二、采购与入库流程

一）严格执行事前申报管理规定

按照属地管理原则，处室干事为第一责任人，负责安排本处室预算编制、申请、领用、月报及年报表。任何经济业务，先要填写《合肥一中肥东分校物品采购申请单》（见附件1），分管部门负责人签字同意，报请分管财务校长签字后方可施行。涉及物品购置、基建项目等，处室要先做出用款预算表或写出市场调察报告，注明产地、品名、规格、报价等，遵循性价比优先的原则进行采购。

二）验收、入库、登记要求

物品到货后，由资产处专人验收，按照《物品采购申请单》逐一核对名称、规格/配置、数量、产地、价格等内容，验收核对无误后，在《物品验收表》（见附件2）上签署验收意见、验收时间并签字确认，同时在报账发票上确认物品验收入库并签字确认。

资产处安排专人负责物品的库存台账，份明细在管理系统中录入物品名称、入库时间、出库时间、品种、数量、价格等信息，每月结存，盘点核对，并在非易耗品上贴清资产二维码标签。

三）物品领用

坚持用什么领什么、用多少领多少、以旧换新原则，物品领用人填写《物品领用登记表》，物品保管人员把出库信息录入管理系统中。

三、报销材料要求与流程

一）各项报销材料

1.办公费

1）单据报销封面

2）购物发票（包含经济事项明细）

3）采购申请书

4）广告宣传标牌制作要附“宣传用品制作申请单”和效果图

5）购买实物要办理出入库登记手续并取得凭证

6）工作餐：附工作餐呈批单、菜单（经办人签名）、发票与报销封面四单合一，因组织教研教学等活动发生的工作餐要附相关通知。

2.印刷费

以单位自行印刷为主，单位无条件不能印刷的资料等必须由定点单位办理（涉及保密的试卷除外）。

1）单据报销封面

2）发票

3）合同

4）会议录（5000元以上）

3.差旅费

1）单据报销封面

2）公务出差审批单

3）差旅费报销表

4）发票（火车票、机票、住宿费发票等必须使用公务卡结算并取得刷卡小票（转账除外），网上定购要绑定公务卡支付并打印交易定单）

5）相关通知（报销高考阅卷相关费用要提供参加阅卷的证明材料，如阅卷证、含阅卷人姓名的通知）

二）报销流程

1.报销人持签字后《物品采购申请单》、发票等材料到财务科填写报销票据；

2.财务人员（主任）确认签字后，报销人依次请部门负责人、分管财务校长、校长签字。

3.最后返给财务科再次复核，走报账程式。

物品采购与使用流程图

附件1-合肥一中肥东分校物品采购申请单